Voici quelques conseils pour réduire la friction des télétravailleurs avec le bureau.
Télétravailleurs
Vous avez une certaine responsabilité vis-à-vis vos collègues du bureau qui tentent de travailler avec vous. Le fait que vous ne soyez pas présents créera une certaine friction que vous devez minimiser.
Soyez rejoignable
Vos collègues devraient avoir de la facilité à vous rejoindre. Que ce soit par chat, téléphone ou vidéoconférence, ayez vos outils de communication prêts et à portée de main. Idéalement vous devriez toujours avoir une webcam avec micro pour favoriser les face à face. Lorsque vous travaillez, un seul clic devrait suffire pour entrer en communication avec vous.
Indiquez votre statut
Au bureau, il est facile de voir que vous n’êtes pas à votre poste de travail. Si vous êtes à l’extérieur, c’est moins évident. Vos collègues les moins habitués au télétravail auront tendance à perdre patience si vous ne répondez pas à votre chat en quelques minutes. Pire, les détracteurs auront immédiatement des doutes sur votre productivité à l’extérieur du bureau. Si vous utilisez un logiciel de clavardage, vous pouvez éviter ce délire en utilisant avantageusement votre statut. Il est généralement facile d’y définir un état d’absence et en plus d’y indiquer un message. Quelque chose de simple suffit: «De retour à 13h». Comme ça pas de question.
Support informatique
Le support informatique joue également un rôle important pour minimiser la friction entre les télétravailleurs et les travailleurs du bureau.
Des webcams disponibles pour tout le monde
Pour ceux qui n’ont pas déjà des ordinateurs portables avec caméra intégrée, vous devriez avoir des webcams avec micros pour tout le monde. Les postes de travail devraient également être configurés correctement pour les supporter.
Des salles de réunion opérationnelles
Les salles de réunion devraient également être équipées de webcams et de téléphones fonctionnels. Si à chaque fois qu’une réunion nécessite d’entrer en contact avec un télétravailleur l’équipement est en panne, ça sera frustrant pour tout le monde. Pensez aussi que ce même équipement servira pour entrer en contact avec des clients et des partenaires. Il faut que ça fonctionne sans quoi plusieurs personnes perdent leur temps.
Travailleurs au bureau
Contactez vos collègues
Il n’est pas rare de voir des travailleurs de bureau chercher une personne, réaliser qu’elle travaille à distance, puis préférer attendre au lendemain, lorsqu’elle sera sur place, pour avoir une conversation avec elle. Un peu comme mon grand-père qui refusait de se servir des guichets automatiques, ils refusent de se servir des systèmes de vidéoconférence. Pourtant, ils sont nombreux et permettent en un seul clic d’entrer en contact avec la personne.
Il faut briser cette habitude. Certes, certaines conversations se font mieux en personne, mais ce n’est pas aussi souvent le cas qu’on se le fait croire. Aussi, il est plus facile d’avoir un face à face en téléconférence que d’échanger 10 courriels ou de passer 10 minutes sur le chat. Ce conseil est aussi valide pour les conversations électroniques à l’intérieur même du bureau.
Le problème de la confiance
C’est le point le plus épineux. Faites-vous confiance à vos collègues? Croyez-vous qu’ils travaillent ou qu’ils se prélassent lorsqu’ils sont à distance? Si vous êtes du second avis, alors le problème n’est pas avec le télétravail, mais avec l’embauche et la gestion des licenciements. Pourquoi est-ce que des gens en qui vous ne pouvez pas avoir confiance ont été embauchés ou ne sont pas licenciés?
Dans tous les cas, un mauvais télétravailleur ne devrait jamais faire en sorte que les autres télétravailleurs se voient automatiquement dénigrés, de la même manière qu’un mauvais employé au bureau ne veut pas dire que tous ceux qui sont au bureau sont mauvais.
De la lecture pour les détracteurs
J’ai déjà fait une revue de l’excellent livre Remote que je recommande à quiconque est contre le télétravail. C’est cette lecture qui m’a fait changer de camp.